Optimisation de la Gestion de Projets Photovoltaïques chez Visua : Une Transformation Numérique Vers l'Excellence Opérationnelle

Dans un monde où l'énergie renouvelable prend une importance croissante, les entreprises spécialisées dans l'installation de champs solaires font face à des défis de gestion et de suivi sans précédent. C'est dans ce contexte que Visua, une entreprise innovante dans le domaine des solutions numériques, a été approchée pour proposer une solution à la gestion complexe de projets photovoltaïques. Cette étude de cas se concentre sur l'approche proposée par Visua pour transformer les processus administratifs d'une entreprise gérant actuellement une centaine de projets photovoltaïques, avec l'ambition d'atteindre le seuil des 1000 projets.

• Gestion Administrative Complexe : La gestion des projets photovoltaïques, qui s'étale sur 18 mois, inclut des étapes multiples comme le début du projet, les accords, le financement, et la construction. Chaque étape requiert une gestion minutieuse de nombreux documents, tels que les plans d'installation, les accords des intervenants, les communications avec les donneurs d'ordre et la facturation. Cette complexité administrative est accrue par le volume et la diversité des documents à traiter.
• Utilisation d'Outils Inadaptés : L'entreprise utilise actuellement des outils tels qu'Excel pour la gestion de ses projets. Bien que polyvalent, Excel n'est pas optimisé pour gérer des projets d'une telle envergure et complexité. Cela se traduit par des difficultés dans le suivi des projets, la mise à jour des informations, et la communication efficace entre les différents acteurs impliqués.
• Communication et Notifications : Le processus actuel requiert de nombreuses notifications et communications manuelles entre les parties prenantes à chaque étape du projet. Cela engendre un risque accru d'erreurs et de retards, en plus d'une charge de travail administrative importante.
• Limitation de la Capacité de Croissance : L'entreprise reconnaît qu'elle rencontrera des difficultés majeures pour agrandir et passer à l'échelle en raison de ce goulet d'étranglement numérique. La gestion actuelle des projets est si prenante qu'elle nécessite un équivalent temps plein dédié uniquement à la mise à jour des informations.
• Défis de Stockage et de Recherche de Documents : Avec un grand nombre de documents à gérer, le stockage sécurisé et la recherche efficace de ces documents deviennent des tâches ardues. Cela peut entraîner des retards dans l'accès aux informations nécessaires et, par conséquent, dans la progression des projets.

Conséquences

Les défis rencontrés par l'entreprise dans la gestion de ses projets photovoltaïques ont des répercussions significatives à différents niveaux :

• Inefficacité Opérationnelle : L'utilisation d'outils inadaptés comme Excel pour la gestion de projets d'une telle envergure entraîne une inefficacité opérationnelle marquée. Cela se traduit par des retards dans la mise à jour des informations, des difficultés dans le suivi des différentes phases des projets, et une gestion laborieuse des documents.
• Ressources Humaines Sollicitées : Actuellement, la gestion administrative des projets nécessite l'allocation d'un équivalent temps plein, dédié exclusivement à la mise à jour des informations du projet. Ce déploiement de ressources humaines pour des tâches administratives répétitives et chronophages limite la disponibilité du personnel pour des activités plus stratégiques.
• Risques d'Erreur et de Non-Conformité : La gestion manuelle et complexe des documents augmente le risque d'erreurs, de perte de données et de non-conformité aux normes réglementaires et aux exigences des donneurs d'ordre. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences graves, telles que des retards dans la réalisation des projets ou des pénalités financières.
• Limitation de la Capacité de Croissance : L'entreprise prend conscience que sa capacité à gérer une augmentation significative du nombre de projets est sérieusement entravée par ses processus actuels. Ce goulet d'étranglement numérique empêche l'entreprise de passer à l'échelle et de saisir de nouvelles opportunités de marché.
• Impact sur la Satisfaction des Parties Prenantes : La gestion inefficace des projets peut entraîner des retards dans la communication et dans la progression des projets, affectant ainsi la satisfaction des donneurs d'ordre et des autres parties prenantes. Cela peut, à terme, nuire à la réputation de l'entreprise et à sa capacité à attirer de nouveaux clients.

Face à ce défi, Visua propose une solution numérique sur mesure, axée sur un système robuste de gestion de base de données. Cette solution est conçue selon un cahier des charges précis, établi en étroite collaboration avec le client. Elle inclut :

• Création et Test de la Base de Données : Une base conçue pour intégrer et gérer efficacement toutes les étapes des projets photovoltaïques.
• Importation de Fichiers CSV : Facilite la migration des données existantes vers le nouveau système.
• Création d'une Gestion Électronique des Documents (GED) : Un outil pour stocker, organiser et partager les documents de manière sécurisée.
• Notifications Automatisées : Mise à jour en temps réel des différentes parties prenantes au fur et à mesure de l'avancée des projets.
• Génération Automatique de Lettres et Factures : Réduit les tâches manuelles et minimise les erreurs.
• Vue Personnalisée pour Chaque Utilisateur : Permet à chaque intervenant, interne ou externe, d'accéder aux informations pertinentes selon ses besoins.

Intégration de l'Intelligence Artificielle En bonus, Visua a intégré une solution d'intelligence artificielle capable de reconnaître et de nommer automatiquement les fichiers déposés dans la base de données. Ce système améliore considérablement le gain de temps et facilite la recherche de documents.

La solution proposée par Visua apporte un ROI significatif, non seulement en termes d'économies de coûts, mais aussi en améliorant l'efficacité opérationnelle et la satisfaction client. Voici une analyse détaillée des avantages financiers et opérationnels :

• Économies de Main-d'œuvre : Comme mentionné précédemment, la solution de Visua permet une économie équivalente à un poste à temps plein, soit plus de 30 000 € par an. Ceci est dû à l'automatisation des tâches administratives et à l'efficacité accrue dans la gestion des documents.
• Connexion par API aux Outils des Clients : La capacité de se connecter via des API aux bases de données et outils des grands clients donneurs d’ordre représente un avantage concurrentiel majeur. Cette intégration permet un échange de données en temps réel, réduisant les délais de communication et augmentant la précision des informations partagées. En conséquence, cela peut améliorer la satisfaction client et renforcer les relations commerciales, tout en ouvrant la voie à de nouvelles opportunités d'affaires.
• Intégration de l'Intelligence Artificielle : L'utilisation d'une solution d'intelligence artificielle pour la reconnaissance et le nommage automatique des fichiers déposés dans la base de données est un autre point fort. Ce système optimise le temps de gestion des documents et facilite grandement leur recherche. Cette fonctionnalité réduit non seulement le temps passé par les employés à des tâches manuelles répétitives, mais améliore également l'exactitude et l'accessibilité des informations.
• Amélioration de l'Efficacité Opérationnelle : En permettant une gestion documentaire plus rapide et plus précise, la solution de Visua contribue à l'amélioration globale de l'efficacité opérationnelle. Les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui optimise les ressources humaines et augmente la productivité globale de l'entreprise.
• Réduction des Risques : La précision accrue dans la gestion des documents et des données réduit les risques d'erreurs, de perte de données et de non-conformité réglementaire. Cela peut se traduire par une diminution des coûts liés aux erreurs administratives et aux amendes potentielles.

En somme, la solution de Visua ne se contente pas de générer des économies de coûts directs. Elle transforme également les processus opérationnels, améliore l'interaction avec les clients et renforce la capacité de l'entreprise à gérer une croissance future. En intégrant des technologies avancées telles que les API et l'intelligence artificielle, Visua positionne ses clients à la pointe de l'innovation dans la gestion de projets photovoltaïques.