Modernisation du Système de Gestion d'un Bureau d'Études d'Ingénieurs : Le Cas d'Intégration de TimeTonic par Visua

Dans un monde où l'efficacité opérationnelle est clé, un bureau d'études d'ingénieurs luxembourgeois se retrouve confronté à des défis majeurs en raison de l'obsolescence de son système de gestion. Depuis des décennies, l'entreprise utilise Microsoft Access pour gérer ses dossiers et chantiers, mais cette méthode rencontre désormais des limites critiques. Visua, avec son expertise en solutions numériques, propose une transformation digitale adaptée aux besoins spécifiques de ce bureau.

Le système actuel, basé sur Microsoft Access, montre plusieurs faiblesses :

Le bureau d'études de 40 ingénieurs, bien établi et reconnu pour son expertise, fait face à un défi majeur de modernisation de son système de gestion. Depuis des décennies, l'entreprise s'appuie sur Microsoft Access, mais plusieurs facteurs ont conduit à une situation critique :

• Dépendance à une Maintenance Spécialisée : L'outil Microsoft Access, central dans la gestion des dossiers et chantiers, dépendait fortement d'une personne en charge de sa maintenance. Avec son incapacité à continuer cette tâche, le système est devenu vulnérable et sa gestion quotidienne de plus en plus compliquée, voire risquée.
• Limitation de Stockage de Documents : Microsoft Access ne permet pas le stockage intégré des documents. Cette limitation oblige l'entreprise à maintenir une base de données distincte pour la gestion documentaire, créant des silos d'informations et rendant l'accès aux données pertinentes fastidieux et peu efficient.
• Difficulté de Rapprochement des Heures Prestées : Un enjeu majeur réside dans l'impossibilité de rapprocher efficacement les heures prestées par les ingénieurs avec les devis initiaux. Cette lacune empêche une évaluation précise de la rentabilité des projets, crucial dans le secteur de l'ingénierie où les marges peuvent être serrées.
• Système de Calcul des Coûts Inadapté : Le système actuel utilise un coût horaire forfaitaire unique pour tous les employés, sans tenir compte de variables importantes telles que l'ancienneté ou le coût horaire spécifique de chaque ingénieur. Ce modèle simplifié peut conduire à des inexactitudes dans la tarification des projets et, par conséquent, à une estimation erronée de la rentabilité.
• Processus Manuels pour la Facturation : La digitalisation des factures n'est pas intégrée dans le système actuel. Cela oblige une assistante à ressaisir les informations pour l'envoi des factures, une tâche manuelle et redondante, augmentant les risques d'erreurs et réduisant l'efficience opérationnelle.

Ces défis soulignent l'urgence d'une modernisation du système de gestion du bureau d'études. La transition vers un système plus robuste, intégré et automatisé devient non seulement une nécessité pour maintenir l'efficacité opérationnelle, mais aussi une opportunité pour améliorer la rentabilité et la gestion des projets.

Conséquences

Les défis posés par le système de gestion actuel du bureau d'études d'ingénieurs ont des répercussions directes et significatives sur plusieurs aspects de l'entreprise :

• Manque de Visibilité sur la Rentabilité des Projets : L'incapacité à effectuer un rapprochement précis entre les heures prestées et les estimations des devis initiaux entraîne un manque de clarté concernant la rentabilité des projets. Cela peut conduire à une gestion déficitaire de certains projets, sans que l'équipe de direction en soit consciente. Cette situation peut affecter gravement la santé financière de l'entreprise, surtout si des projets sont poursuivis sans une compréhension claire de leur rentabilité réelle.
• Surcharge de Travail pour l'Assistante Administrative : La nécessité pour l'assistante de gérer manuellement les factures et les envois divers représente une charge de travail importante et répétitive. Cette tâche, loin d'être optimisée, monopolise une portion significative de son temps, réduisant ainsi sa capacité à se consacrer à des activités plus stratégiques ou à valeur ajoutée pour l'entreprise.
• Difficultés de Suivi des Retards de Paiement : Le suivi des retards de paiement des clients, crucial pour la trésorerie de l'entreprise, devient une tâche ardue et chronophage. Cette difficulté augmente le risque de négligences dans la gestion de la trésorerie et peut impacter négativement la liquidité financière de l'entreprise.
• Risques liés à l'Inexactitude des Facturations : L'utilisation d'un coût horaire forfaitaire unique et la saisie manuelle des factures augmentent les risques d'erreurs dans la facturation. Ces inexactitudes peuvent conduire à des litiges avec les clients ou à des pertes de revenus dues à des sous-facturations.
• Impact sur la Performance Globale de l'Entreprise : Ces différentes inefficacités opérationnelles et financières peuvent avoir un impact négatif sur la performance globale de l'entreprise. Elles peuvent conduire à une perte de confiance de la part des clients, à une baisse de la motivation des employés due à des processus de travail frustrants, et à une diminution de la compétitivité sur le marché.

Face aux défis complexes rencontrés par le bureau d'études d'ingénieurs, Visua propose une solution innovante et complète en intégrant TimeTonic, un outil de gestion robuste et polyvalent. Cette solution a été conçue pour répondre spécifiquement aux besoins et aux problématiques du bureau :

• Transition et Intégration des Données : Une des forces de la solution proposée réside dans sa capacité à réimporter l'ensemble des données historiques du bureau depuis Microsoft Access vers TimeTonic. Cette transition fluide assure une continuité opérationnelle sans perturber l'activité quotidienne de l'entreprise. Les employés peuvent ainsi rapidement s'adapter au nouveau système sans perdre l'accès à des informations essentielles.
• Suivi en Temps Réel et Gestion de la Rentabilité : TimeTonic permet un suivi en temps réel des projets, offrant une vue d'ensemble sur la rentabilité de chaque dossier. Cette fonctionnalité est cruciale pour la prise de décisions éclairées et pour l'identification rapide des projets à risque ou déficitaires.
• Automatisation de la Facturation : Le système intégrera une fonctionnalité d'automatisation de la facturation, permettant la génération et l'envoi de factures directement depuis l'outil. Cette automatisation réduit considérablement le temps consacré à la saisie manuelle des factures, minimisant les erreurs et augmentant l'efficacité administrative.
• Rapports d'Activité Personnalisés : TimeTonic offre la possibilité de générer des rapports d'activité sur mesure adaptés aux besoins spécifiques des différents utilisateurs de l'entreprise. Ces rapports peuvent inclure des analyses de rentabilité, des suivis de projet, et d'autres indicateurs clés, facilitant ainsi la surveillance et la gestion des opérations.
• Extensibilité et Gestion Multinationale : La solution est facilement extensible à d'autres pays où l'entreprise est établie. Elle permet la création d'un modèle unifié pouvant être dupliqué pour les filiales étrangères, offrant ainsi une vision consolidée accessible par la direction et les personnes autorisées.

La solution de Visua, en intégrant TimeTonic, représente une avancée significative dans la modernisation des processus de gestion du bureau d'études. Non seulement elle répond aux défis immédiats de l'entreprise, mais elle offre également une plateforme évolutive qui peut s'adapter aux besoins futurs et à la croissance de l'entreprise.

La solution TimeTonic offerte par Visua présente un avantage supplémentaire notable pour le bureau d'études d'ingénieurs, notamment dans sa capacité à s'étendre facilement à ses filiales internationales :

• Duplication Efficace : La structure de TimeTonic permet une duplication aisée du modèle de gestion pour les filiales dans différents pays, facilitant ainsi l'harmonisation des processus à l'échelle internationale.
• Vision Globale : Cette implémentation transnationale offre une vision consolidée de toutes les opérations, permettant aux dirigeants d'avoir une compréhension claire et unifiée des activités de l'entreprise au niveau mondial.
• Synchronisation des Opérations : Le système assure une gestion cohérente et synchronisée entre les différentes filiales, renforçant l'uniformité des pratiques et la collaboration transfrontalière.

Ce bonus souligne l'aspect stratégique de la solution de Visua, en offrant une opportunité d'expansion et de renforcement de la présence internationale du bureau d'études.

ROI ou Impact Financier

• Économie de Temps : L'automatisation des tâches administratives libère environ un tiers du temps de l'assistante, permettant une réaffectation de ses compétences à des tâches plus stratégiques.
• Double Avantage : L'intégration des opérations du second pays dans TimeTonic double le retour sur investissement, en rationalisant les processus et en améliorant la visibilité sur les activités de l'entreprise à l'échelle internationale.

La solution proposée par Visua représente une avancée majeure pour le bureau d'études d'ingénieurs. En adoptant TimeTonic, l'entreprise peut non seulement améliorer sa gestion interne, mais aussi augmenter sa rentabilité et sa capacité à prendre des décisions éclairées. Cette étude de cas illustre l'expertise de Visua dans la création de solutions numériques personnalisées qui répondent aux défis uniques de ses clients.